项目背景
       随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，政府机关和企事业单位信息化进程也不断加快。作为信息化前沿的档案部门，已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力，如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为档案部门不得不考虑的问题。随着时间的推移，档案工作者已经越来越深刻地认识到，利用新的理念、新的技术、新的方法来管理档案的重要性，正在努力通过档案信息化融入整个社会信息化的进程，逐步改变传统的档案管理模式并向档案的全电子化、多用户超远程、综合性全方位集中式的现代管理模式发展，通过最先进的技术手段使档案的价值和使用价值得到最充分的体现，由此保持和提升档案部门的社会地位和价值。
档案局单位在档案管理过程中势必产生大量的电子文件，如果这些有价值的电子文件得不到有效的收集、整理、保管、利用，将出现文件散落、遗失、毁损的情况，造成事实上的“失忆政府”。保存历史、维护历史的真实面貌是政府的责任，政府有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存历史、延续人类社会的记忆。
       早在1996年4月，国家档案局即把电子文件研究项目列入科技计划，由此揭开了中国档案部门对电子文件管理问题有计划、有组织研究的序幕。1999年8月，国家档案局组织的电子文件归档国标项目起草工作启动，于2002年12月发布了《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002），要求自2003年5月起在党政机关予以实施。
        在浩瀚的政府机关电子文件中，最为规范同时也最具保存和利用价值的就是电子文件，这也是各级档案部门当前研究和关注的重点。为规范电子文件的归档，保证归档电子文件的完整与安全，2003年7月，国家档案局根据国务院办公厅发布的《电子文件传输管理暂行办法》的有关规定，制定了《电子文件归档管理暂行办法》，以国家档案局第6号令发布实施。此后，时任中共中央办公厅主任王刚又多次对进一步加强电子文件管理工作作出重要批示，要求有关部门深入研究，全面规划，积极推动电子文件管理规范化、法制化进程。
        2011年5月，国家颁布的《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》又为全国各档案局馆描绘了“十二五”时期我国档案事业发展的宏伟蓝图，明确了今后5年档案事业发展的指导思想、主要目标和任务以及保障措施，是动员和组织企业档案工作者把档案事业不断推向前进的纲领性文件。在“十二五”规划纲要中还提出了“三大战略”，实施“三大战略”是实现“十二五”时期我国档案事业发展主要目标和任务的根本保障。实施“安全第一”战略，重点在于安全保障能力上有根本提高，全面完善确保档案安全保密的档案安全体系；实施“以人为本”战略，重点在档案资源建设上有普遍改进，全面完善覆盖人民群众的档案资源体系；实施“服务为先”战略，重点在档案公共服务能力上有实质加强，全面完善方便人民群众的档案利用体系。
       为了贯彻落实中央领导的讲话以及国家档案局6号令的精神，四川省档案局于2011年4月27日，颁布了《四川省档案事业发展“十二五”规划》，该规划为了贯彻落实全国档案事业发展“十二五”规划纲要、四川省经济社会发展“十二五”规划纲要，全面推进今后五年内的全省档案管理事业。XXX市作为成都经济圈的重要组成部分，档案事业的发展并不顺畅，目前的档案管理事业并未形成信息化，还处于传统管理模式。为贯彻国家及四川省“十二五”规划，XXX市档案局决定通过网络技术、应用开发技术等先进的方式，建立数字档案馆系统，使XXX市档案局档案管理水平全面提升，使档案的管理能够统一、规范，为各级领导、单位和社会公众提供统一、全面、权威、有序的信息服务，促进XXX市社会经济建设，更好地为党和人民的事业服务。使全市的档案信息化事业与社会化的信息化协调发展，为创建和谐社会做出应有的贡献。
                                                         建设必要性
       适应国家和地区信息化战略的要求
       推进国民经济和社会信息化，是实现国家现代化的战略的重要举措。进入新世纪，随着信息技术和信息产业的发展，我国电子政务、电子商务迅速推进，电子文件大量产生，对档案信息化提出新的挑战和要求。数字档案馆建设是国家和地区信息化战略的重要组成部分，应该纳入国家和地区信息化建设中统筹考虑。
       贯彻落实“十二五”规划的需要
       在全国档案事业发展“十二五”规划中明确了未来档案事业发展的主要目标，其中包括：进一步加强档案基础设施建设；进一步丰富并优化各级档案馆馆藏，确保应进馆的档案依法接收进馆，逐步实现馆藏档案资源的优化配置；加快数字档案馆建设；加快档案整理鉴定的进度，依法开放应开放的档案，利用先进技术，为社会各界提供快捷、便利的档案利用服务等。

       电子政务发展的必然需要
       数字档案馆建设既是电子政务发展的必然要求，也是信息社会发展的必然要求和知识经济时代基础信息资源不可替代的组成部分，作为电子政务的一部分，数字档案馆为馆藏档案从库存资源向信息资源转换提供中间件和支撑平台，为公众提供档案目录和档案原文的数字信息查询中心，也为政府信息的发布提供了一个统一平台，有利于提高政府办公的透明度，树立现代化的政府形象。
       依法管理档案事业的需要
       依据《中华人民共和国档案法》，各级档案馆应当依法保管包括电子文件在内的新有载体的信息，成立电子文件中心，并以档案馆为依托，能够使信息真正成为各类应长期和永久保存的电子政务信息的最终集结地。建设数字档案馆可将各单位形成的电子文件依法及时接收进馆，与馆藏档案实现数字整合，大大丰富馆藏档案资源，方便利用，使档案工作更好的为“创业创新跨越发展”，为全面建设小康社会服务。
       提供档案工作社会地位的需要
       数字档案馆的建设将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而将会促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革；并且通过最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，彻底改变档案馆封闭、半封闭的状况，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的作用和地位。数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的 知识信息中心”。
       节约政务管理成本的需要
       电子文件相对于纸质文件，其保管条件、运作成本要求较低，建立数字档案馆能够及时对各单位形成的电子文件进行集中统一管理，将比各单位的分散保管要节约大量成本，减少重复劳动，且易于专业化管理。
       提供档案利用服务的需要 
       社会广大用户对档案信息需要量不断增加，对于部分利用者要查阅这些档案资料十分不便，他们迫切要求信息共享，迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
       实现电子文件管理模式与国际接轨的需要
       在国外发达国家，电子文件中心已不是一个新生事物，其之所以存在并沿用至今，是有其合理性的，无论是体现电子文件的凭证价值还是情报价值都起到了重要作用。我们通过建设电子文件中心，加强对电子文件中心各个方面的研究，同时借鉴国外的先进理论和成功经验，实现电子文件管理模式与国际接轨。